【時間管理のマトリックス】緊急度ではなく重要度を優先する

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こんにちは、ハルショーです。


今回は、効率的に作業するための方法として時間管理のマトリックスについて説明をします。


あなたは日々のタスクや行動を
「緊急なこと」なのか「重要なこと」なのか区別していますか？


やらなければならない事をメモや付箋に記入したり、携帯電話のメモ機能などで管理をしている人も多いと思います。


しかし、やらなければならないことが増えてくると全てを処理することが難しくなってきます。


そこで「処理すべき優先順位をどうつけるのか？」がポイントになってきます。


それにはまず、これからやろうとしている事が「緊急なこと」なのか「重要なこと」を区別して、優先順位を付けることが大切です。


そこで、ここでは「マトリックス」というものを用いた時間管理法について説明をしていきます。

マトリックスとは

まず「マトリックス」とは何か説明をします。


マトリックス（matrix）とは、英語で直訳すると「母体・基盤・何かを生み出すもの」という意味ですが、一般には数学用語の「行列」の意味で用いられて、縦横に格子状に並んでいる表などを指します。


簡単に言うと、オセロのます目のような図をイメージしてもらえば良いと思います。


それでは、この「マトリックス」を使ってどのように時間管理をしていけば良いのか説明をしていきます。

時間管理のマトリックス

まずは、あなたのタスクや行動を「緊急」と「重要」に分けます。




という観点で、


「緊急かつ重要」、「緊急ではないが重要」、「緊急だが重要ではない」、「緊急でも重要でもない」の4つに分類し、以下のような表にします。




そして、この表にある4つの領域にはそれぞれ以下のような事柄が入ります。








この4つの領域のうち、「時間管理のマトリックス」で最も重要だとされているのは

「第二領域（緊急性は低いが重要性は高い）」

です。


本来はこの「第二領域」に多くの時間を使いたいところですが、実際に１日を振り返ってみると、多くの人が「第三領域」「第四領域」に、多くの時間を費やしているのではないかと思います。


ついつい後回しになりがちな「第二領域」ですが、この領域に費やせる時間を確保し、そこに集中することで、大きな成果を生み出すことができます。


では、その「第二領域」に費やせる時間を増やすにはどうすれば良いのか説明します。

大切な時間を確保するには

「第四領域」で減らせるものを、とにかく減らす

「第四領域」を減らすことで時間の確保ができるのはすぐに分かると思いますが、いきなり全てを捨てるとストレスになってしまう可能性があります。


まずはできる範囲で減らして、息抜き程度に確保することを心がけてください。

「第三領域」の内容について考える

「第三領域」では、本当に必要なことなのかどうかを考えるようにしてください。


この領域は人間関係の領域でもあるため、付き合いのお誘いなどを断ることが苦手な人は時間が増えてしまうことがあります。


必要最低限の時間で済むようにすることがポイントになってきます。

「第一領域」を効率化する

緊急かつ重要な領域なので、この部分のタスク量が増えると多くの時間を消費することになってしまいます。


また、ストレスがかかりやすい項目でもあるため、そのストレス解消のために「第四領域」で息抜きをしてしまい、さらに時間が減るという悪循環に陥ることになりかねません。


「第一領域」は自身の問題というよりも「降ってかかってきた問題」が多いのも特徴です。


これは「第二領域」の時間を確保し、リスクヘッジすることで減らしていくことができます。



ビジネスにおいて、大きな成果を生み出し、成功している人は「第二領域」に重点を置いている人がほとんどです。


自分にとってなにが重要なのかを振り返ってみて、改善できる点を見つけていくようにしてください。

そして、それを次に活かして「第二領域」に費やせる時間を増やしていくようにしてください。


以上が、効率的に作業するための方法として時間管理のマトリックスについての説明になります。